Qu’est-ce qu’un compte virtuel ?
Un compte virtuel représente une extension numérique d’un compte bancaire physique. Il est identifié par un numéro unique appelé VIBAN (Virtuel International Bank Account Number). Malgré son caractère virtuel, il autorise les mêmes opérations financières qu’un compte classique. Sa nature “virtuelle” tient simplement au fait qu’il n’existe pas physiquement.
La création de comptes virtuels s’effectue auprès des partenaires bancaires qui proposent ce type de services bancaires.
Les avantages des comptes virtuels pour les directions de trésorerie
Créer un compte virtuel présente plusieurs avantages :
1. Une réconciliation simplifiée
Les comptes virtuels permettent d’associer des transactions spécifiques à des comptes particuliers, simplifiant ainsi la réconciliation des paiements et des encaissements. Cela réduit les erreurs de rapprochement et améliore l’efficacité des processus de trésorerie et comptables.
2. Une optimisation opérationnelle
Pour les entreprises gérant un grand nombre de comptes bancaires, les frais administratifs et les efforts liés à leur gestion peuvent être significatifs. Les comptes virtuels permettent de rationaliser cette complexité en regroupant les transactions spécifiques dans des comptes dédiés, ce qui améliore l’efficacité opérationnelle.
3. Une simplification des comptes bancaires
L’implémentation d’un système de paiement centralisé, ou “paiement factory”, permet de centraliser les transferts vers un compte physique principal avec la mise en place des mécanismes de POBO (Payment On Behalf Of) / COBO (Collection On Behalf Of).
4. Une réduction des frais
Les comptes virtuels peuvent être associés à des frais moins élevés que les comptes bancaires traditionnels. En réduisant les coûts associés à la gestion de multiples comptes, les entreprises peuvent réaliser des économies financières significatives.
5. Une gestion de trésorerie améliorée
Les comptes virtuels permettent de mieux suivre les flux financiers. Cela favorise une gestion de trésorerie plus précise et une prise de décision informée en matière de liquidités.
6. Une sécurité renforcée
Les comptes virtuels peuvent contribuer à renforcer la sécurité financière en limitant l’accès aux comptes physiques et en réduisant les risques de fraude.
7. Une intégration avec les outils de gestion de trésorerie
Les comptes virtuels sont compatibles avec les TMS et peuvent être intégrés aux systèmes ERP, simplifiant ainsi la gestion comptable et l’analyse des flux financiers.
En résumé, l’exploitation de comptes virtuels offre des avantages significatifs tels que la simplification de la réconciliation, l’optimisation des opérations bancaires et une centralisation accrue des flux financiers. Cette approche vise à maximiser l’efficacité opérationnelle tout en réduisant les coûts associés aux comptes bancaires physiques.
Un TMS pour gérer ses comptes virtuels
Comme vu précédemment, les comptes virtuels sont des sous-comptes bancaires rattachés à un compte principal, qui permettent de centraliser et de simplifier la gestion des opérations financières. Ils offrent une meilleure visibilité sur les soldes et les mouvements de trésorerie, facilitent le rapprochement bancaire, et réduisent les coûts administratifs et bancaires.
Un logiciel de gestion de trésorerie ou TMS (Treasury Management System) aide les entreprises à gérer efficacement leur trésorerie, en automatisant les processus, en intégrant les données provenant de différentes sources (banques, comptabilité, ERP…), et en fournissant des tableaux de bord et des indicateurs clés pour le pilotage et le contrôle de leur entreprise.
Un logiciel de gestion de trésorerie peut donc être un allié précieux pour gérer les comptes virtuels, en permettant de :
- Créer et paramétrer facilement les comptes virtuels selon les besoins de l’entreprise (par filiale, par projet, par client, par fournisseur…).
- Suivre en temps réel les soldes et les transactions des comptes virtuels, et les consolider au niveau du compte principal.
- Effectuer des virements internes entre les comptes virtuels ou vers le compte principal, sans passer par la banque.
- Générer des états financiers personnalisés par compte virtuel ou par groupe de comptes virtuels (balance, compte de résultat, cash-flow…).
- Analyser la performance financière des comptes virtuels, et identifier les sources d’optimisation ou d’économie.
En conclusion, utiliser un logiciel de gestion de trésorerie pour gérer les comptes virtuels est une solution efficace pour optimiser la gestion financière de l’entreprise, en gagnant en simplicité, en visibilité et en sécurité.
La gestion des comptes virtuels avec les solutions TMS myDiapason ?
La configuration d’un compte virtuel au sein de la solution de trésorerie myDiapason est simple et intuitive.
Une case à cocher suffit pour indiquer qu’un compte bancaire est virtuel. Ces comptes virtuels sont automatiquement associés aux comptes physiques, créant ainsi une connexion automatique entre les deux.
La gestion des relevés de compte s’opère de deux manières distinctes : premièrement, la banque envoie des relevés pour chaque IBAN, que la solution myDiapason intègre en vue de simplifier la réconciliation au niveau des comptes virtuels. Ensuite, pour le compte bancaire physique, vous recevez un relevé distinct rassemblant toutes les transactions qui ne sont pas reliées aux IBAN virtuels.
Il est important de noter que de nombreux ERP ne sont pas encore en mesure de traiter les comptes virtuels. Cependant, il existe une alternative proposée par les banques. En effet, la banque envoie un relevé global consolidant l’ensemble des relevés IBAN individuels, que myDiapason intègre pour une réconciliation comptable simplifiée réduisant ainsi les tâches administratives. Ce relevé global est ensuite renvoyé vers l’ERP, facilitant ainsi le processus de rapprochement.
En conclusion, l’intégration des comptes virtuels dans myDiapason offre une solution simple et efficace pour la gestion de trésorerie des entreprises. Cette fonctionnalité simplifie la réconciliation, optimise les opérations et centralise les opérations bancaires. Cette intégration témoigne de l’engagement des équipes Diapason à simplifier les processus de trésorerie et accompagner les entreprises dans leur croissance.
A propos de l’auteur
Valérie Lafaury, Chief Marketing Officer
Valérie est la CMO de Diapason, la solution qui simplifie la gestion de trésorerie des entreprises. Elle rédige les communiqués de presse, les articles de fond et d’actualité sur les sujets autour du métier de trésorier. Son objectif est de fournir aux trésoriers des informations utiles et pratiques pour optimiser leur gestion de trésorerie et les aider dans leur quotidien.
