Comment une solution de gestion de trésorerie simplifie la gestion des pouvoirs bancaires ?

La gestion des pouvoirs bancaires est une tâche complexe et fastidieuse. Découvrez dans cet article comment gérer efficacement vos pouvoirs bancaires !

Au sein de chaque entreprise, qu’elle que soit sa taille ou son secteur d’activité, la gestion des pouvoirs bancaires est un élément capital de la gestion financière. Les pouvoirs bancaires déterminent qui a le droit d’effectuer des transactions financières au nom de l’entreprise, que ce soit pour effectuer des paiements, gérer des contrats financiers, ou encore superviser les comptes bancaires. Cette responsabilité est fondamentale pour garantir la sécurité, la conformité et l’efficacité des opérations financières d’une entreprise.

Néanmoins, la gestion des pouvoirs bancaires est une tâche complexe pour les trésoriers. Elle est souvent fastidieuse et chronophage, car elle nécessite la collecte de documents juridiques, la nomination de mandataires, la définition de pouvoirs spécifiques, ainsi que la mise à jour régulière de ces informations. Dans un contexte financier en perpétuelle évolution où la cybercriminalité est de plus en plus importante, cette gestion devient de plus en plus stratégique, exigeant une approche proactive et l’utilisation de technologies adaptées.

Les pouvoirs bancaires peuvent être classés en plusieurs catégories, notamment :

• Pouvoirs sur les paiements, couvrant les accès web, les paiements électroniques et les chèques.
• Pouvoirs sur les contrats financiers, essentiels dans les interactions avec les salles des marchés. Par exemple, lors des transactions liées aux devises ou à des stratégies de couverture des taux de change, ils permettent d’accorder des autorisations spécifiques aux personnes en charge des financements, en particulier lors des tirages de lignes de crédit renouvelables (RCF- Revolving Credit Facility) et des signatures de contrats de crédit.
• Pouvoirs sur les comptes bancaires, impliqués dans l’ouverture, la clôture, les résiliations et les renouvellements de comptes.

La diversité des pouvoirs bancaires, qu’ils concernent les paiements, les contrats financiers ou les comptes bancaires, souligne l’importance cruciale de leur gestion pour la fluidité des opérations financières.

La gestion des pouvoirs bancaires nécessite la mise en place de plusieurs étapes essentielles. Afin de renforcer la sécurité financière de l’entreprise, il est important de simplifier cette gestion. Cela peut être réalisé en établissant clairement les risques et les responsabilités de chaque partie prenante.

1. Identification des mandats : Il s’agit d’identifier, généralement en collaboration avec le service juridique, les responsables légaux des entités détentrices des contrats.
2. Collecte des documents : La collecte des documents justifiant la qualité du mandataire est cruciale. Ce peut être le KBIS, les statuts, ou les procès-verbaux d’assemblée. Il est aussi nécessaire de récupérer les justificatifs de domicile, les pièces d’identité et les spécimens de signature du représentant légal et du ou des mandataires désignés.
3. Définition du format d’échange : Il est important de déterminer un formalisme d’échange standardisé avec les contreparties pour faciliter la gestion des pouvoirs.
4. Attribution des mandats : Définir les mandataires et les pouvoirs en fonction des responsabilités et des besoins de l’entreprise. Cette étape permet de sécuriser et d’optimiser les transactions financières. Il est important de tenir compte des différents scénarios et exigences auxquels le trésorier peut être confronté. Par exemple, attribuer un pouvoir de retrait d’espèces à un collaborateur chargé de gérer les fonds de caisse, déléguer des pouvoirs temporaires pour des projets spécifiques… Une autre dimension importante de cette étape est la segmentation. Si l’organisation comporte plusieurs entités ou filiales, il convient d’attribuer des pouvoirs adaptés. Par exemple, dans le cas d’une filiale à Milan, le responsable financier local peut disposer de pouvoirs spécifiques. De même, le Directeur Administratif et Financier peut avoir une vision globale et un contrôle sur l’ensemble du processus.
5. Production des documents: La production des documents est l’étape finale du processus d’attribution des pouvoirs bancaires. Elle consiste à rédiger et à délivrer les documents qui formalisent et matérialisent les autorisations accordées aux personnes habilitées. Il faut s’assurer que les documents sont conformes aux règles et aux procédures en vigueur, qu’ils sont signés par les parties concernées et que leurs signatures sont recueillies. Cette phase est essentielle pour garantir la validité et la sécurité juridique des pouvoirs bancaires.
6. Mise à jour des pouvoirs bancaires : Cette étape consiste à vérifier régulièrement que les pouvoirs bancaires sont à jour et conformes aux autorisations en vigueur.

Il faut être attentif aux changements de personnel ou de signataires, ainsi qu’aux éventuelles dates d’expiration des pouvoirs. Le suivi continu permet de s’assurer que l’entreprise est toujours en conformité avec les dernières autorisations et que les documents sont actualisés en conséquence. Cela évite les complications et renforce la sécurité financière de l’entreprise.

Ce processus s’inscrit dans un contexte des normes KYC (Know Your Customer) de plus en plus strictes imposées par les banques, lesquelles requièrent des vérifications et des contrôles accrus sur les clients.

Les équipes de trésorerie se trouvent ainsi contraintes de consacrer beaucoup de temps pour répondre à ces nouvelles demandes.

L’eBAM (electronic Bank Account Management) , qui devait être une solution pour simplifier et automatiser cette gestion, n’est pas encore généralisé chez tous les partenaires bancaires et son adoption reste limitée.

Un système de gestion de trésorerie et des risques financiers (TRMS) est une bonne solution pour aider les trésoriers à digitaliser une grande partie de ces étapes.

Afin de simplifier et d’optimiser les démarches administratives du trésorier, la solution de gestion de trésorerie et des risques financiers myDiapason offre la possibilité de digitaliser une grande partie de ses processus. En utilisant l’outil TRMS myDiapason, le trésorier peut définir les référentiels de pouvoirs et leurs conditions d’applicabilité, paramétrer les lettres types et générer à distance les courriers destinés aux preneurs bancaires.

• Définir les référentiels des mandats et des mandataires: Avec myDiapason, le trésorier a la possibilité de renseigner les informations relatives aux entités détenant le mandat, comme leur fonction, date d’effectivité, et activité, ainsi que les documents justificatifs…De saisir les informations liées au mandataire, comme la Pièce d’identité, la validité et le spécimen de signature.
• Paramétrer les lettres types pour les courriers à envoyer aux banques. Avec myDiapason, le trésorier a la possibilité d’utiliser différents modèles qui peuvent être paramétrés globalement ou individuellement et la génération des courriers peut se faire manuellement ou automatiquement.
• Gérer les conditions d’applicabilité des pouvoirs. Avec myDiapason, le trésorier peut définir autant de pouvoirs que nécessaire, associés à chaque banque ou à chaque domaine spécifique d’application, que ce soit sur un contrat financier ou sur des comptes bancaires.

La solution myDiapason permet également la création de workflows de validation pour les opérations de création/modification, la possibilité de conserver un historique des événements, la réception de notifications automatiques (par exemple, pour être informé de la date d’expiration d’un document d’identité), et enfin, l’accès à une piste d’audit complète de toutes les modifications.

La gestion des pouvoirs bancaires est une tâche complexe qui nécessite une bonne organisation et une traçabilité des actions. Une solution de gestion de trésorerie et des risques financiers telle que le TRMS myDiapason simplifie et sécurise ce processus en automatisant les différentes étapes.

1. Identification des mandats : Elle peut être réalisée en associant les entités ayant des relations contractuelles avec les banques. Les données du mandat sont ensuite numérisées et stockées dans la solution myDiapason, garantissant ainsi leur conformité.
2. Collecte les documents : La validation des pouvoirs nécessite la collecte de pièces justificatives telles que la signature et le justificatif de domicile des mandataires. Ces documents sont ensuite numérisés et archivés dans la solution myDiapason, facilitant ainsi leur consultation ultérieure.
3. Définition du format d’échange : Le choix du format des courriers à envoyer aux banques est défini en fonction du type de pouvoir et conjointement avec les banques. La numérisation et l’enregistrement de ces courriers dans myDiapason facilitent grandement la communication.
4. Attribution des mandats : L’assignation des mandats, des mandataires, et la détermination des limites de pouvoir sont enregistrés dans la solution myDiapason. Cette digitalisation des données permet l’historisation des conditions propres à chaque pouvoir.
5. Production des documents : La solution myDiapason propose des fonctionnalités d’automatisation et d’alerte pour faciliter la production des documents nécessaires à l’activation ou la modification des pouvoirs. La présence de l’ensemble des documents ou des pièces justificatives au sein de la solution renforce l’automatisation du processus.
6. Mises à jour des pouvoirs bancaires : L’utilisation de l’outil de gestion de trésorerie myDiapason permet un meilleur suivi des pouvoirs bancaires en centralisant les données, automatisant les processus et assurant une traçabilité.

Avec l’utilisation d’un logiciel de gestion de trésorerie comme myDiapason, adieu les tâches répétitives et fastidieuses. La gestion des pouvoirs bancaires devient plus efficace, automatisée et sécurisée, réduisant les risques d’erreurs et assurant la conformité réglementaire.

Diapason offre une alternative efficace et sécurisée pour gérer les pouvoirs bancaires. Grâce à la plateforme TRMS myDiapason, vous bénéficiez de plusieurs avantages :

• Fiabilité des informations: La fiabilité des informations est essentielle, car elle permet l’archivage des pouvoirs, offrant ainsi un historique accessible des différents échanges. Cela permet aussi de répondre aux contraintes d’audits comptables, permettant ainsi de justifier rapidement les pouvoirs en places.
• Fluidité des échanges : Les échanges sont simplifiés et facilités par l’identification des signataires et des pouvoirs qui leurs sont attribués aussi bien en interne (pour identifier ls interlocuteurs à solliciter dans le cadre d’une signature de contrat qu’en externe pour le processus des circularisations bancaires.
• Automatisation des processus: Les documents et les informations d’échéance sont générés de manière automatisée. Les fonctionnalités de publipostage sont directement intégrées dans la plateforme, éliminant ainsi le besoin de suivre manuellement un calendrier d’échéances.
• Gain de temps : Ce gain de temps découle des trois étapes précédentes : des informations fiables, faciles d’accès centralisées dans un même outil et automatisées. Par conséquent, la gestion des pouvoirs bancaires, souvent effectuée entre Excel et Word, devient plus efficiente, facilitant le suivi, la recherche d’informations et la production des documents.
• Sécurité des accès : La numérisation des pièces d’identité, des justificatifs de domicile et des signatures est sécurisée grâce à un cryptage dans le système. Dans une perspective d’amélioration continue, deux nouveautés ont été intégrées en 2023 pour répondre aux besoins des trésoreries : la signature électronique avec DocuSign et la possibilité d’archiver le courrier des pouvoirs bancaires sur chaque compte concerné.

L’adoption d’un outil de gestion de trésorerie et de risques financiers (TRMS) se présente comme une solution efficace pour simplifier la gestion des pouvoirs bancaires et accroître l’efficacité des trésoriers. La solution myDiapason offre une approche centralisée, sécurisée et automatisée pour la gestion des pouvoirs bancaires, tout en respectant les règles de gouvernance de l’entreprise. Grâce à myDiapason, les risques opérationnels sont réduits, les coûts sont optimisés, et le contrôle interne est renforcé.